Когато една фирма загуби обществена поръчка, първото обяснение, което си казва, е почти винаги едно и също: „дадоха я на по-евтиния” или „било е нагласено”. Анализът на реалните доклади на комисиите обаче рисува съвсем различна картина. Прочетени дума по дума — със специализиран езиков модел, който чете цели протоколи на български — хиляди комисийни решения показват, че най-честата причина една сериозна фирма да отпадне не е цената, а документ.
Този материал стъпва върху пълните данни за участието на 59 активни фирми в Електронната платформа за обществени поръчки — общо близо 19 700 оферти за около три години — и върху автоматичен прочит на хиляди техни комисийни доклади. Имената не се споменават; интересни са моделите по браншове, не конкретните дружества.
Първо — за успеваемостта, честно
Лесно е да се подведеш по една цифра. На единия полюс на данните стоят фирми, които изглеждат феноменални: голям фармацевтичен дистрибутор печели около 90% от всичките си оферти, а двата водещи телеком оператора — по 88–92%. На другия полюс една активна строителна фирма спечелва под 15%.
Между тези два полюса е целият спектър на българския пазар. Успеваемостта варира от 8% (търговец на ел. енергия) до 93% (фармацевтичен дистрибутор) — над единайсеткратна разлика. И тя не е случайна: следва бранша и — както ще видим — начина, по който всеки бранш губи.
Двете вселени на загубата
Най-силният извод от прочита на докладите е, че причините за загуба се групират по бранш — изненадващо чисто. Има две вселени, и фирмата трябва да знае в коя живее.
Вселена едно — документите. При строителните и специализираните фирми абсолютно доминираща причина за отпадане е нередовна или липсваща документация. При строителите документите и техническото предложение заедно стоят зад над осем от всеки десет отстранявания, а чистата цена — под един на двайсет. Формулировките от докладите са почти болезнено дребнави: непопълнени национални бази данни в ЕЕДОП; липсващи удостоверения за опит на техническия ръководител и контролиращия качеството; аритметични грешки в количествено-стойностните сметки; непредставен превод на спецификацията; срок на доставка в работни вместо в изискваните календарни дни. Нито една причина не е за пари — всяка е за изрядност.
Вселена две — цената. При търговците на стоки и енергия картината се обръща. Тук цената тежи в пъти повече: при доставчиците ценовите основания са около 15% от отстраняванията — близо четири пъти повече, отколкото при строителите. При търговците на електроенергия делът стига до една трета, а водещият мотив е „необосновано ниска цена” — фирмата е предложила толкова ниско, че попада в задължителната проверка по чл. 72 от ЗОП. Това са пазари — горива, електроенергия, консумативи, ваучери за храна — където предметът е стандартизиран и битката е изцяло ценова.
Анатомия на една дисквалификация
Ако обединим всички причини, изпъква едно разграничение: разликата между да загубиш и да бъдеш отстранен. Да загубиш значи офертата ти е оценена и класирана по-назад — честна загуба. Да бъдеш отстранен значи изобщо не е стигнала до оценка.
При строителните фирми близо четири от всеки десет прочетени оферти отпадат, защото нещо в папката не е било наред. При доставчиците на стоки делът е около 16%, а при водещите специалисти — под 5%: те почти никога не отпадат формално, винаги стигат до оценка, и губят (когато губят) честно, на цена. Разликата отразява сложността на документацията по бранш.
Портрети по бранш
Строителят на обем. Подава всичко — пътища, покриви, ремонти. Хиляди оферти, процентна успеваемост. Губи рядко на цена и почти винаги на документ. Парадоксът му: работи усърдно в грешната посока — повече оферти вместо по-изрядни.
Специалистът в регулирана ниша. Фармацевтична дистрибуция, телекомуникации. Печели преобладаващата част от офертите си — 88–93% дори спрямо всичките подадени. Отстранява се рядко (под 5%), а когато губи, причината е техническа тънкост: невалидни оторизационни писма, каталог „не по изисквания начин”, а понякога — по-висока цена срещу равностоен конкурент.
Доставчикът на ИТ техника. Балансиран профил. Характерните му загуби са конкретни: „липсват производител, марка и модел”; „не е представен превод на спецификацията”.
Търговецът на стандартна стока. Горива, електроенергия, тонери. Среща конкуренция в практически всяка поръчка. Губи честно, на цена, и често попада в проверката за необосновано ниска цена — при търговците на ток това е до една трета от отстраняванията.
Изненада: данните за победителите лъжат по-често, отколкото очаквахме
Прочитът разкри нещо методологически важно. Когато сравнихме официално публикуваните данни за договорите с това, което пише в докладите, се появиха масови разминавания. В десетки случаи официалната справка отчиташе фирмата като „незпечелила”, а докладът ясно я класираше на първо място.
Обяснението почти винаги е едно: обособените позиции. Една поръчка често се дели на няколко позиции; фирма може да спечели едната и да загуби другите. Публичните справки лесно „залепват” грешния победител към цялата поръчка. Изводът: не вярвай сляпо на агрегираните справки — истината е в доклада. А за бизнеса: собственото му досие на спечелени и загубени поръчки в публичните регистри може да е по-неточно, отколкото предполага.
Какво всъщност отличава печелившите
Първо, изрядност преди всичко. В свят, в който мнозинството загуби идват от документи, печели този, чиято оферта не отпада на формално основание. Една вътрешна проверка „по списък” преди всяко подаване би спасила огромна част от загубите.
Второ, специализация вместо обем. Фирмите с висока успеваемост не подават най-много оферти — подават най-прицелените. Повече участия не значи повече печалби; значи повече разход.
Трето, познаване на собствения пазар. На ценовия пазар влизат с реална, защитима цена. На документалния — с безупречна папка. И не пилеят ресурс в чужди ниши.
Поуките за бизнеса
- Документът решава по-често от цената. Преди да оптимизираш цената до стотинка, увери се, че папката ти няма да те отстрани преди оценката.
- Знай дали си на „ценови” или „документален” пазар. Стандартна стока → ценова битка (с готова обосновка). Строителство/сложна услуга → документална битка.
- Брой печалби, не оферти. Двеста безупречни оферти бият две хиляди прибързани.
- Не се заблуждавай от „първото място” и от собственото си досие. Класирането при отварянето често не предсказва крайния резултат, а публичните справки грешат — особено при поръчки с няколко обособени позиции.
Ако най-честата причина за загуба беше цената или връзките, малката фирма би била безсилна. Но когато причината е документ — тя е изцяло в нейни ръце. По-често от всичко друго печели не най-евтиният и не най-уреденият, а най-изрядният.
Точно това стои зад нашия анализ на конкуренти и история и проверката изисквания ↔ документи.
— Анализ върху отворени данни от ЕОП и автоматичен прочит на комисийни доклади.
